Case study: migracja z HubSpot do Twenty CRM — historia agencji B2B

W lipcu 2025 roku zgłosiła się do nas agencja digital z Warszawy — 14 osób, klienci z sektora retail i e-commerce. Używali HubSpot Professional od trzech lat. Rachunek: 6 300 PLN miesięcznie za licencje Sales Hub i Marketing Hub.

CEO agencji wyliczył że przez 3 lata zapłacili za HubSpot ponad 220 000 PLN. „Za te pieniądze mógłbym zatrudnić kolejnego seniora na dwa lata” — to cytat z pierwszej rozmowy.

Ta historia opisuje jak wyglądała ich migracja — od decyzji przez proces aż po wyniki po 6 miesiącach od go-live.

Punkt wyjścia: co mieli w HubSpot

Przed migracją przeprowadziliśmy audyt ich HubSpot. Dane które zastaliśmy:

4 200 kontaktów (z czego aktywnych: ok. 1 800)
320 firm (Accounts)
190 aktywnych szans sprzedaży w pipeline
8 niestandardowych właściwości kontaktów (branża klienta, budżet, typ projektu, status retainera, channel pozyskania, NPS, data kolejnego przeglądu, przypisany account manager)
3 pipeline’y sprzedażowe (new business, upsell, przetargi)
4 sekwencje e-mailowe (follow-up po spotkaniu, onboarding klienta, pre-renewal, cold outreach)
12 widoków i dashboardów
2 integracje: Slack (powiadomienia), Google Calendar (spotkania)

Nie było integracji z zewnętrznymi systemami finansowymi ani ERP — to upraszczało migrację.

Dlaczego zdecydowali się migrować

Trzy powody, które ostatecznie przeważyły:

1. Koszt skalowalności. Agencja planowała zatrudnić 4 nowe osoby. Każda nowa osoba w HubSpot Professional to dodatkowe ~450 PLN miesięcznie. Właściciel obliczył że za 24 miesiące sam wzrost o 4 osoby to 43 200 PLN ekstra — tylko za to że ktoś zalogował się do CRM.

2. Kontrola danych. Dwóch klientów agencji — duże marki z sektora finansowego — zaczęło pytać o DPA i lokalizację danych. HubSpot przechowuje dane w USA (choć oferuje EU Data Center w droższych planach). Migracja na self-hosted Twenty w Hetzner Frankfurt rozwiązywała ten problem definitywnie.

3. Customizacja. Agencja potrzebowała obiektu „Projekt” powiązanego z klientem i szansą sprzedaży. W HubSpot to wymagało Custom Objects — dostępnych dopiero w planie Enterprise (ok. 4× droższy). W Twenty można tworzyć własne obiekty w każdej wersji.

Faza 1: Przygotowanie (2 tygodnie)

Audyt i mapowanie danych

Pierwszą rzeczą był eksport danych z HubSpot i analiza jakości:

Kontakty: 4 200
├── Duplikaty zidentyfikowane: 340 (8%)
├── Brakujący e-mail: 180 (4%)
└── Nieaktywne >2 lata: 620 (15%)

Razem: 1 140 rekordów do oczyszczenia przed migracją. Zamiast przenosić cały bałagan, zdecydowaliśmy na import tylko aktywnych danych.

Projekt struktury w Twenty CRM

Zmapowaliśmy 8 niestandardowych właściwości HubSpot na pola w Twenty. Dodatkowo stworzyliśmy nowe obiekty:

Projekt (powiązany z Company i Opportunity) — z polami: typ, status, data startu, data końca, wartość, team
Kontrakt (powiązany z Company) — z polami: typ (retainer/projekt), wartość, data odnawiania

Te obiekty w HubSpot wymagałyby Enterprise. W Twenty zrobiło się to w 45 minut przez interfejs bez pisania kodu.

Przygotowanie CSV do importu

Wyeksportowaliśmy z HubSpot:

Kontakty → contacts.csv
Firmy → companies.csv
Szanse sprzedaży → deals.csv

Oczyściliśmy dane w Google Sheets: usunęliśmy duplikaty, uzupełniliśmy brakujące firmy dla kontaktów, ustandaryzowaliśmy wartości pól (np. różne warianty „Warszawa” → jeden).

Faza 2: Setup i konfiguracja (3 dni)

Infrastruktura

Postawiliśmy Twenty CRM na Hetzner CX32 (4 vCPU, 8 GB RAM, 80 GB NVMe) — Frankfurt. Miesięczny koszt: ok. 46 PLN. Certyfikat SSL przez Caddy + Let’s Encrypt.

Migracja danych

Import przebiegał w kolejności:

Firmy (Companies)
Kontakty (People) — z przypisaniem do firm
Szanse sprzedaży (Opportunities) — z przypisaniem do firm i kontaktów

Narzędzie: wbudowany importer CSV w Twenty CRM. Czas importu 4 200 rekordów: ok. 12 minut.

Weryfikacja po imporcie

Sprawdziliśmy losową próbkę 50 kontaktów — pola poprawnie zmapowane, relacje firm/kontaktów zachowane. Znaleźliśmy 3 błędy (kontakty bez przypisanej firmy) — poprawione ręcznie.

Faza 3: Konfiguracja pipeline i workflows (2 dni)

Odtworzenie pipeline’ów

Trzy pipeline’y z HubSpot odtworzyliśmy w Twenty w ciągu godziny. Etapy, prawdopodobieństwa, rotgne pola — wszystko konfigurowalne.

Zastąpienie sekwencji e-mailowych

Cztery sekwencje HubSpot nie mają bezpośredniego odpowiednika w Twenty CRM (Twenty nie jest narzędziem marketing automation). Rozwiązanie: Make.com jako warstwa automatyzacji.

Stworzyliśmy 4 scenariusze Make:

Trigger: zmiana statusu w Twenty (Opportunity → etap „Po spotkaniu”) → wyślij e-mail przez SMTP
Trigger: nowy klient (Company → tag „Aktywny klient”) → wyślij sekwencję onboardingową przez 3 dni
Trigger: data pola „Data odnowienia kontraktu” < 30 dni → wyślij e-mail do account managera w Slacku

Koszt Make.com: 9 USD/miesiąc za plan Core (wystarczający).

Integracje

Slack: Twenty ma natywną integrację Slack — powiadomienia w wybranych kanałach
Google Calendar: przez Make.com — zdarzenia kalendarza tworzą aktywności w Twenty

Faza 4: Onboarding zespołu (1 tydzień)

Największa obawa CEO była prosta: „Czy 14 osób przejdzie na nowe narzędzie bez buntu?”

Zorganizowaliśmy:

2-godzinne szkolenie dla całego zespołu (screensharing + Q&A)
Kartę ściągawki z 10 najczęstszymi operacjami (dodawanie kontaktu, tworzenie szansy, log aktywności, filtrowanie)
Tydzień wsparcia — kanał Slack z odpowiedziami w ciągu godziny

Feedback po tygodniu był pozytywny: interfejs Twenty (podobny do Notion/Linear) był odbierany jako bardziej nowoczesny niż HubSpot. Główna skarga: brak skrótu do tworzenia szybkiej notatki — rozwiązane przez command palette (Ctrl+K → „New Note”).

Wyniki po 6 miesiącach

Finansowe

Pozycja	Przed (HubSpot)	Po (Twenty)	Różnica
Licencje CRM	6 300 PLN/mies.	0 PLN	-6 300 PLN
Serwer VPS	0 PLN	46 PLN/mies.	+46 PLN
Make.com	0 PLN	37 PLN/mies.	+37 PLN
Wsparcie/utrzymanie FreeStack	0 PLN	400 PLN/mies.	+400 PLN
Łączny miesięczny koszt	6 300 PLN	483 PLN	-5 817 PLN
Oszczędność roczna			~70 000 PLN

Operacyjne

Co działa lepiej po migracji:

Własne obiekty Projekt i Kontrakt — account managerowie mają wszystko w jednym miejscu
Dane w Frankfurt (UE) — klienci z sektora finansowego zaakceptowali DPA bez negocjacji
4 nowe osoby dołączyły do Twenty bez dodatkowych kosztów

Co było lepsze w HubSpot:

Marketing automation — sekwencje e-mailowe wymagają Make.com jako obejścia; HubSpot miał to wbudowane i było bardziej zaawansowane
Raporty sprzedaży — dashboardy w HubSpot były bardziej rozbudowane; Twenty ma prostsze statystyki (choć to aktywnie rozwijany obszar)

Wnioski

Migracja zajęła łącznie 5 tygodni od pierwszej rozmowy do pełnego przełączenia. Firma nie straciła żadnych danych historycznych. Zespół zaakceptował zmianę sprawnie — po miesiącu nikt nie wspominał już HubSpota.

Roczna oszczędność 70 000 PLN przy jednorazowym koszcie wdrożenia rzędu 6 000–8 000 PLN daje ROI w okolicach 800% w pierwszym roku.

Dla kogo ta historia jest relevantna: firmy 8–30 osób płacące za HubSpot Professional lub Salesforce Essentials/Professional, które nie potrzebują marketing automation na poziomie enterprise, ale potrzebują dobrze skonfigurowanego CRM z własnymi danymi.

Oblicz swoje oszczędności na kalkulatorze ROI lub skontaktuj się — opowiem jak wyglądałoby to w Twojej firmie.